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2次会幹事マニュアル

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招待状について

招待状について

招待状を送ろう

続いて、招待状の作成です。結婚式シーズンだと他の2次会と重なっていたり、ギリギリだと仕事や旅行などでゲストの都合がつかないもありますので、発送は1〜2ヵ月前に出すのが理想。書き方や出し方、出すタイミングによっては、新郎新婦の印象が左右されかねません。簡単そうに見えて実はあなどれない招待状、そのポイントを見ていきましょう。

ハガキ?メール?どう知らせる?

ごく親しい仲間うちだけならメールの回覧だけでもOKですが、やはりゲストに失礼がなく、出席人数が把握しやすいのは返信ハガキでの招待状。ゲストにとっても、手元に時間や会場の情報があったほうが助かります。また、2次会の案内は、返信ハガキ→メール→電話の順番にゲストの出席率が悪くなると言われているので、やはり手堅くいくなら返信ハガキがおすすめです。コストを抑えるためには、ハガキで招待状を送って、メールアドレスを書いておき「こちらにお返事をください」という方法も。切手代も節約でき、スピーディにやりとりできます。

招待状の書き方

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タイトルはわかりやすく

あらたまったハガキの場合だと、ごくまれに披露宴の招待状と間違われる場合もあるので、「2次会の招待状」とわかるようにしましょう。

返信の締切日をハッキリと

招待状は、2次会の「お知らせ」と「出欠の確認」が目的。会場や予算との兼ね合いもありますので、返信の締切日は余裕をもって設定しましょう。

幹事の連絡先を明記

ギリギリになって出欠の変更をする人は意外と多いので、電話番号を必ず記載しましょう。メールアドレスを載せる際、「多くの人に知られたくない」という場合もあるでしょう。今回のためにフリーメールを取得し、そのアドレスを掲載するのもおすすめです。

会場の場所を一目瞭然に

当日はハガキを手にして会場に向かうゲストも多いため、住所だけでなく、電話番号や地図、わかりやすいアクセス方法や目印などを載せると親切です。ここを怠ると、「どこにあるの〜?」と当日幹事の電話が鳴りっぱなし、なんてことも。

教えて!みんなのリアルボイス(成功編)

新郎新婦もイチ幹事

招待状のデザインは幹事が担当、招待するゲストへの郵送・返事のやりとりは新郎新婦が担当する事に。 役割分担がハッキリすることで、一番労力と時間のかかるゲストのリストアップがスムーズに。 さらに、「行けるかどうかわからない」などの微妙な返事も新郎新婦が対応する事で細かな調整・判断をすることができました。 [メーカー:男性]

アドバイス!

時には新郎新婦への協力要請も必要!

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