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2次会幹事マニュアル

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受付について

受付について

受付を任されたら

2次会は数十名、多い時は100名以上が出席します。ゲストをお待たせしないよう、受付は丁寧かつスピーディに行いたいもの。注意すべきポイントをつかんで、スムーズにゲストを迎え入れましょう。

受付の業務の流れ

  • 出席者の氏名を伺い、名簿にチェックする。
  • 会費を預かり、必要であればお釣りを渡す。
  • 席次の案内(決まっている場合のみ)
  • 出席者の人数と会費の合計を照合し、幹事に渡す。

【ポイント1】役割分担を決める

受付は、ゲストの数が少なければ2〜3名、多ければ4名ぐらいいた方が安心です。名簿をチェックする係、会費を受け取る係、写真を撮る係など担当を決めておきましょう。

【ポイント2】50音リストを用意しておく

基本的なことですが、ゲストのリスト名簿は50音順で作成しておくとチェックに手間取りません。新郎側と新婦側にわけておく、男女別にする、備考欄を作っておくなどのひと工夫が効率アップにつながります。

【ポイント3】お釣りの用意は余裕を持って

2次会の会費は、披露宴のご祝儀とは違ってお釣りが必要になるもの。お釣りを多めに用意しておかないと、足りなくなった場合、「誰か両替に行ってきて!」とあたふたすることも…。受付の流れを止めないよう、必ず余裕を持って準備しておきましょう。

【ポイント4】動線をきちんと確保する

会場によっては入口が狭く、ゲストが訪れるタイミングが重なると、受付は人で大混雑…という恐れも。事前に会場に相談して、受付→写真撮影→メッセージを書くコーナーなど、流れに沿った動線を確保しておきましょう。

【ポイント5】トイレやクロークの場所をチェック

パーティ開始までの時間、ゲストにお手洗いの場所やクロークの有無などを聞かれる場合もあります。スムーズに案内できるよう、あらかじめチェックしておきましょう。

【ポイント6】ご祝儀などの受け取りは慎重に

ゲストの中には、会費とは別にご祝儀やお祝いの品を持ってこられる方もいます。複数に渡る場合、誰から受け取ったものかわからなくなることもあるので、必ずその人のフルネームをメモし、お祝いの品に付箋で貼っておきましょう。

【ポイント7】遅れて来られるゲストの対応

開宴時間に間に合わず、遅れて来られるゲストもいます。受付時間を過ぎた後でも、会場の店員さんに遅れて来る方がいることを伝え、来店したら連絡してもらうよう段取りしておきましょう。

教えて!みんなのリアルボイス(失敗編)

披露宴が押して…

披露宴にも参加していた受付担当者。披露宴が予定より長引き、ギリギリ間に合ったものの「釣り銭」「出席リストへのチェック」「チェキで撮影」「席次案内」などバタバタに。 心に余裕がなかったのか、少し無愛想になっていました…。 [出版社:女性]

アドバイス!

受付は2次会の第一印象。余裕をもって準備しよう。

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